2 clínicas. 1 painel. Controle total em tempo real.
Como a Clínica Odailma superou a alta rotatividade de funcionários e passou a ter gestão integral operando duas unidades simultaneamente via Dashboard.
O Desafio
A Odailma tinha duas clínicas a 3km de distância e não conseguia estar nas duas ao mesmo tempo, mas o problema maior era que mesmo quando estava, não enxergava o que estava acontecendo de verdade.
A pessoa em quem ela mais confiava, a gerente, estava tendo comportamentos inadequados dentro da operação. Sem processo, sem registro, sem dado, era difícil até provar o que estava errado. A operação dependia de pessoas, e quando a pessoa falha, a operação vai junto.
Cada funcionário fazia do seu jeito. A rotatividade era brutal: a maioria não durava mais de 3 meses. Quando alguém saía, o conhecimento ia junto. Quando alguém novo entrava, começava do zero e levava semanas para pegar o ritmo. Nesse intervalo, a clínica absorvia o custo em erro, retrabalho e tempo da Odailma ensinando de novo o que já tinha ensinado antes. Um ciclo que se repetia a cada 3 meses, nas duas unidades.
A Odailma estava presente, mas operava às cegas. Sem dashboard, sem número, sem visão consolidada das duas unidades. O que estava acontecendo em cada clínica dependia do que alguém te contava, e nem sempre o que te contavam era a verdade.
A Solução
• Mapeamento completo de processos por função: TSB, ASA, secretária e recepcionista, com vídeo de cada atividade documentando o que cada cargo faz no dia a dia
• Treinamento da equipe: apresentação do porquê cada processo existe e como executar com padrão: não na cabeça de uma pessoa, no sistema
• Manual de boas práticas do dentista e planilha de rotina organizada da TSB
• Planilha de controle de estoque de materiais clínicos com responsável definido
• Planilha de pagamento dos doutores com histórico e controle por especialidade
• Painel de tickets para chamados e pedidos internos entre equipes e setores
• Banco de documentos e imagens centralizado por clínica
• Dashboard unificado das duas clínicas: atendimentos, agendamentos, receita e pagamentos de dentistas: tudo em uma tela
• Consultoria sobre o desligamento da gerente que estava prejudicando a operação e influenciando negativamente a equipe
Os Resultados
O que mudou de forma mais visível para a Odailma foi simples: ela passou a saber o que estava acontecendo nas suas próprias clínicas.
Com o dashboard, as duas unidades aparecem no mesmo lugar: atendimentos, agendamentos, receita e pagamentos consolidados em tempo real. Ela não precisa estar fisicamente presente para ter controle. Não precisa perguntar para saber. Os números estão ali.
Os processos da clínica melhoraram porque agora existem processos. Cada função tem um documento, cada documento tem um vídeo, cada vídeo está no painel. Quando chegaram 4 novos colaboradores para substituir os 4 que saíram, havia exatamente o que fazer desde o primeiro dia, sem depender de ninguém ensinar, sem conhecimento que some quando a pessoa sai.
O ciclo de 3 meses quebrou. A gerente saiu. E pela primeira vez, a saída de uma pessoa não derrubou a operação, porque a operação não dependia mais de ninguém específico. Dependia do processo.
"Eu não sabia o que estava acontecendo em nenhuma das duas. Hoje abro o painel e vejo tudo, sem perguntar pra ninguém."
